Kosteneinsparungen im Jira Data Center: 373.000 USD/Jahr mit Floating-Lizenzen

1. Preise für Jira Data Center: wo wir stehen

1.1 Fünf Jahre Preiserhöhungen

Wenn du in den letzten Jahren Jira Data Center-Lizenzen erneuert hast, kennst du das Muster. Für die Stufe mit 15.000 Benutzern sehen die Zahlen wie folgt aus:

• 2019: USD 290.400 (~19.36 $ pro Benutzer)
• 2021: USD 525.000 (~35 $ pro Benutzer)
• 2024: USD 604.000 (~40.27 $ pro Benutzer)

Mehr als das Doppelte in fünf Jahren. Atlassian hat viel in die Plattform investiert, aber diese Investition muss irgendwo landen — und sie landet bei deiner Verlängerung. (Die Listenpreise ändern sich regelmäßig; überprüfen Sie Preise für Rechenzentren von Atlassian für das Neueste.)

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1.2 Warum es härter trifft als es aussieht

Der Listenpreis ist nur ein Teil der Geschichte. Die meisten Jira DC-Kosten sind in den Betriebskosten enthalten, was bedeutet, dass sie nicht kapitalisiert werden können — sie wirken sich jedes Jahr direkt auf die Gewinn- und Verlustrechnung aus. Und es ist nicht nur die Jira-Lizenz selbst. Apps von Drittanbietern werden meistens auch pro Benutzer abgerechnet. Wenn Atlassian den Staffelpreis erhöht, steigt deine Tempo-Rechnung, deine ScriptRunner-Rechnung steigt und plötzlich liegen die Gesamtkosten 30— 40% über der reinen Lizenz.

Wir haben mehr als einmal gesehen, wie dies die Finanzteams überrascht hat. Die Verlängerung von Jira kommt durch, wird durchgewunken, weil „es dasselbe ist wie im letzten Jahr plus Inflation“ — und drei Monate später bemerkt jemand, dass auch die Marketplace-Rechnungen gestiegen sind.

1.3 Was du dagegen tun kannst

Es gibt keine einzige Lösung, aber ein paar Dinge bringen immer wieder den Ausschlag:

Bereinigen Sie Ihre Nutzerbasis regelmäßig. In den meisten Jira-Instanzen gibt es Hunderte von Konten, die sich seit Monaten — manchmal Jahren — nicht angemeldet haben. Sie werden immer noch auf deine Lizenzstufe angerechnet. Eine vierteljährliche Bereinigung klingt unsexy, kann Ihnen aber eine ganze Preisstufe kosten.

Finden Sie heraus, wer tatsächlich eine Volllizenz benötigt. Nicht jeder Benutzer in deinem Verzeichnis arbeitet täglich in Jira. Manche melden sich einmal pro Quartal für ein Status-Update an. Andere haben das Unternehmen verlassen, aber das Konto ist immer noch aktiv. Die Trennung von Vielnutzern von Gelegenheitsnutzern ist die Grundlage für alles andere.

Die Kosten werden den Teams, die sie erstellt haben, in Rechnung gestellt. Sobald die Abteilungen ihren tatsächlichen Anteil an der Jira-Rechnung sehen, ändert sich das Verhalten. Wir haben gesehen, dass Teams freiwillig ihre eigenen inaktiven Konten bereinigt haben, sobald die Kostenstellenzuweisung dies sichtbar gemacht hat.

Und dann ist da noch der große Hebel: Floating-Lizenzen. Anstatt für jeden Benutzer in Ihrem Verzeichnis zu bezahlen, optimieren Sie, wie viele lizenzierte Benutzer Sie tatsächlich benötigen — wobei Lizenzen dynamisch auf der Grundlage der Aktivität zugewiesen und freigegeben werden. Darum geht es im Rest dieses Artikels.

1.4 Ein Jira-Benutzer ist kein Jira-Benutzer

Bevor wir uns mit Floating-Lizenzen befassen, lohnt es sich, einen Blick darauf zu werfen, wer sich tatsächlich in Ihrer Jira-Instanz befindet. In einer typischen Konfiguration mit 15.000 Benutzern sehen wir ungefähr fünf Gruppen:

Admins die Instanz verwalten — sie benötigen unbefristete Lizenzen, keine Frage. Aber das sind in der Regel weniger als 50 Personen.

Starke Nutzer lebe den ganzen Tag in Jira. Entwickler, Projektmanager, Scrum Master. Sie erstellen Issues, pflegen Boards, führen Abfragen durch. Dauerhafte Lizenzen sind auch für diese Gruppe sinnvoll.

Verwaltung//VIP-Nutzer Überprüfe Dashboards, überprüfe Berichte, genehmige Dinge. Sie melden sich ein paar Mal pro Woche an, manchmal weniger. Volllizenzen für diese Gruppe sind im Verhältnis zur tatsächlichen Nutzung teuer.

Standardbenutzer Ich arbeite regelmäßig mit Jira, bin aber nicht jede Minute dabei. Sie aktualisieren ihre Tickets, überprüfen das Sprint-Board, protokollieren etwas Zeit.

Gelegentliche und inaktive Nutzer — in vielen Fällen die schweigende Mehrheit. Personen, die sich einmal im Monat anmelden, oder Konten, die seit zwei Jahren nicht mehr bearbeitet wurden, weil jemand die Abteilung gewechselt hat — und niemand das Konto angefasst hat. Diese Konten kosten genauso viel wie der aktivste Entwickler in Ihrem Team.

In den Gruppen drei bis fünf ist das Geld. Sie machen den Großteil der Benutzerzahl aus, aber nur einen Bruchteil der tatsächlichen gleichzeitigen Nutzung. Genau diese Lücke schließen Floating-Lizenzen.

2. Umstellung auf Floating-Lizenzen — eine Fallstudie für 15.000 Benutzer

2.1 Was du brauchst

Sie benötigen die VIP.LEAN Floating Licenses-App, die auf Ihrer Jira Data Center-Instanz installiert ist.

Wir bieten eine kostenlose dreimonatige Testlizenz an, damit Sie Ihr optimales Setup auswählen können, bevor Sie sich verpflichten. Diese Testphase ist wichtig — überstürzte Lizenzen führen entweder zu vielen Lizenzen (Geldverschwendung) oder zu wenig (ausgesperrte Benutzer).

2.2 Ersteinrichtung

Identifizieren Sie zunächst, welche Benutzer über Floating-Lizenzen verwaltet werden sollen. In einer Instance mit 15.000 Benutzern würden Sie in der Regel Administratoren, technische Benutzer und API-Benutzer sowie Ihre aktivsten Hauptbenutzer außerhalb des Floating-Pools halten. In unserem Beispiel bleiben also rund 14.500 Benutzer übrig, die dynamisch verwaltet werden müssen.

Erstelle zwei Jira-Gruppen:

• Jira-Software-Nutzer: Benutzer mit einer aktiven Jira Software-Lizenz
• Jira-Virtual-Benutzer: Benutzer im schwimmenden Pool, ohne permanente Lizenz

Installieren Sie die Testlizenz für 15.000 Floating-Lizenzen. Verschieben Sie die 14.500 Benutzer in „Jira-Virtual-Users“. Von dort aus passiert Folgendes: Wenn sich einer dieser Benutzer anmeldet, weist ihm die App automatisch eine Lizenz zu und fügt ihn zu „jira-software-users“ hinzu. Sobald sie für einen bestimmten Zeitraum inaktiv waren — wir beginnen normalerweise mit 60 Minuten — wird die Lizenz freigegeben und dem nächsten Benutzer zur Verfügung gestellt.

Sichtbar ändert sich in den ersten Tagen nichts. Jeder kann sich wie gewohnt anmelden. Die App verfolgt lediglich Nutzungsmuster im Hintergrund.

2.3 Die richtige Nummer finden

Jetzt wird es interessant. Fangen Sie an, die verfügbaren Floating-Lizenzen Schritt für Schritt von 14.500 zu reduzieren — in der Regel sinken wir um 200—500 pro Woche, je nach Nutzungsmuster. Beobachten Sie, ob jemand bei der Anmeldung abgelehnt wird oder sich beschwert.

Unserer Erfahrung nach landen viele Organisationen bei etwa 3.500 gleichzeitige Lizenzen um 14.500 Floating-Benutzer bequem zu bedienen. Das entspricht in etwa einem Verhältnis von 4:1 — eine Zahl, die wir in vielen Unternehmenskonfigurationen beobachten.

Wenn Benutzer bei der Anmeldung abgelehnt werden:

• Versuchen Sie zunächst, das Inaktivitäts-Timeout zu verringern (z. B. von 60 auf 45 Minuten). Dadurch werden Lizenzen schneller freigegeben.
• Wenn das nicht genug ist, erhöhen Sie die Anzahl der Lizenzen um 500 und stabilisieren Sie sich dort.

Das Ziel besteht nicht darin, jede einzelne Lizenz auszupressen — es geht darum, den Punkt zu finden, an dem niemand bemerkt, dass das System überhaupt läuft.

2.4 Das endgültige Setup

Angenommen, Sie erhalten 4.000 gleichzeitige Lizenzen für Ihre 15.000 Benutzer. Sie kaufen die VIP.LEAN Floating Licenses-App für 15.000 dynamische Benutzer und behalten sich ein dreimonatiges Beobachtungsfenster zur Bestätigung der Zahlen vor.

Danach reduzierst du dein Jira Data Center-Abonnement von 15.000 auf die Lizenzstufe, die deinem tatsächlichen Bedarf entspricht. Die Mathematik:

604.000 USD (15.000 Benutzer) → 231.000 USD (reduzierte Stufe) = 373.000 USD an jährlichen Einsparungen

Das ist keine theoretische Zahl. Das passiert, wenn Sie aufhören, für 11.000 Benutzer zu zahlen, die nicht angemeldet sind.

3. Ist das für jede Organisation richtig?

Floating-Lizenzen funktionieren am besten, wenn eine große Lücke zwischen der Gesamtzahl der Benutzer und der Spitzenanzahl der gleichzeitigen Nutzung besteht — und das ist bei den meisten Jira-Instanzen in Unternehmen der Fall. Wenn deine 15.000 Benutzer alle Entwickler sind, die acht Stunden am Tag in Jira arbeiten, wird das Verhältnis nicht 4:1 sein. Aber das ist selten die Realität.

Die 3-monatige Studie gibt es aus genau diesem Grund: Erst messen, dann entscheiden. Anhand der Daten erfahren Sie, ob die Einsparungen da sind.

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