.svg)
(TU-München, 1997). 29 Jahre Erfahrung als Projekt-, Programm- und Portfoliomanager. Zertifiziert als SAFE Agilist, Projektmanager (GPM) und Scrum Master.
Risiko- und Issuemanagement sind zentraler Bestandteil des Projektmanagements. Risiken und Issues müssen erfolgreich identifiziert und minimiert werden, um den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten. Worum es sich genau bei Risiken und Issues handelt, worin der Unterschied zwischen den beiden Begriffen liegt und wie der Prozess des Risiko- und Issuemanagements aufgebaut ist, wird in diesem Artikel vorgestellt.
1. Einführung
Risiko und Issuemanagement helfen, negative Auswirkungen auf ein Projekt zu reduzieren oder bestenfalls zu verhindern. Ein Projekt gilt als gefährdet, wenn eines der folgenden Elemente betroffen ist:
- Der Projektplan (Schedule)
- Der Umfang (Scope)
- Das Budget
- Die Qualität
Darüber hinaus müssen auch Faktoren wie Motivations- oder Imageverlust berücksichtigt werden.
Risikoanalyse und -management stellen einen systematischen und formalen Prozessansatz dar. Der Prozess des Risikomanagements findet in allen Phasen des Projektlebens statt.
Risiko- und Issuemanagement ist sowohl Teil des klassischen als auch des agilen Projektmanagements. Im SAFe Framework ist das Prozessmodul Agile Risk Management diesem Thema gewidmet. Im PMI Framework ist das Thema im Risk Management Framework abgebildet. Dafür gibt es eine eigene Zertifizierung: PMI Risk Management Professional (PMI-RMP).
2. Was sind Projektrisiken?
Projektrisiken sind unsichere Ereignisse mit einer negativen Auswirkung auf den Erfolg des Projektes. Sie werden durch die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos und den potenziellen Verlust bei Eintreten des Risikos bestimmt.
2.1 Arten von Risiken
- Kommerzielle Risiken (z.B. Zahlungsschwierigkeiten, Insolvenz eines Vertragspartners)
- Technische Risiken (z.B. ein Konzept für eine neuartige technische Lösung erweist sich als nicht realisierbar)
- Terminrisiken (z.B. ein Lieferant schafft es nicht, die angeforderte Leistung rechtzeitig zu erbringen)
- Ressourcenrisiken (z.B. wenn die für ein Projekt vorgesehenen Ressourcen noch für ein Vorgängerprojekt benötigt werden)
- Politische Risiken (z.B. wenn Lieferantenauswahlentscheidungen nicht wie vom Projektteam empfohlen getroffen werden)
2.2 Risikoidentifikation
Workshops können als Grundlage für die Identifizierung von Risiken dienen, bei denen das Projektteam Risiken z.B. mit Hilfe von Brainstorming-Techniken, Risikochecklisten oder durch die Analyse bereits abgeschlossener Projekte identifiziert.
2.3 Risikoanalyse
Der Erwartungswert eines Risikos (= Risikowert) ist ein Produkt aus der Eintrittswahrscheinlichkeit und den potenziellen Folgen bei Eintreten des Risikos:
Risikowert = Eintrittswahrscheinlichkeit [%] * Tragweite [€]
Die Tragweite sind die geschätzten finanziellen Folgen eines Risikoereignisses. Die Eintrittswahrscheinlichkeit wird in der Regel vom Projektteam vor Projektbeginn geschätzt.
- Risikoverhinderung oder -reduzierung: Maßnahmen zur Reduzierung oder Beseitigung der Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos
- Risikobegrenzung: Das mögliche Eintreten des Risikos wird akzeptiert, da eine Vermeidung zu teuer wäre.
- Risikoübertragung: Ein Risiko wird an eine andere Organisation übertragen.
- Akzeptanz eines Risikos ohne Maßnahmen: Wird bei Risiken mit geringen Folgen angewandt.
3 Definition von Issues
Issues sind Ereignisse, die jetzt eintreten, das Projekt bereits beeinträchtigen und aktiv angegangen werden müssen. In vielen Fällen handelt es sich um Probleme, die nicht vorhersehbar waren. Eingetretene Risiken können zu Issues werden.
4 Zyklus des Risiko- und Issuemanagements
4.1 Identifikation von Risiken/Problemen
In der Startphase des Projekts liegt der Schwerpunkt auf der Identifizierung von Risiken. Es gibt allgemeine und projektspezifische Risiken, die so früh wie möglich bekannt und kommuniziert werden sollten.
Quellen für Projektrisiken sind:
- Das Projektteam
- Allgemeines Risikoprotokoll
- Datenbanken mit Erfahrungen aus früheren Projekten
- Andere Projekt-/Quartalsmanager
- Risikomanager oder Projektberatung
4.2 Dokumentation von Risiken/Problemen
Das Projektmanagement ist auf die Kommunikation von Risiken/Problemen durch das Projektteam angewiesen. Aufgrund der unterschiedlichen Rollen und Zuständigkeiten haben die verschiedenen Projektbeteiligten unterschiedliche Ansichten über Risiken.
- Wichtige Probleme und Risiken proaktiv an die Projektleitung melden.
- Sicherstellen, dass das Problem gut verstanden wird.
- Alle Verantwortlichkeiten eines Risikoverantwortlichen übernehmen, sofern kein anderer Verantwortlicher gefunden wird.
- Risiko- und Problemprotokoll für die Dokumentation.
- Risiken und Probleme sollten dokumentiert werden, idealerweise in einem kollaborativen Projektmanagement-Tool wie Jira.
4.3 Bestimmung der Risikoverantwortlichen
Die Meldung eines Risikos/Problems an das Projektmanagement bedeutet nicht, dass die Verantwortung auf das Projektmanagement übertragen wird.
- Neuzuweisung des Risikos/Problems an den Identifizierer.
- Übergabe an jemanden, der besser in der Lage ist, dies zu managen.
4.4 Bewertung von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung
Die Wahrscheinlichkeit beschreibt, wie wahrscheinlich ein Risiko eintreten kann (in Prozent):
- Unwahrscheinlich (0-10%)
- Möglich (11-30%)
- Sehr wahrscheinlich (31-50%)
- Wahrscheinlich (51-80%)
- Sehr wahrscheinlich (81-99%)
- Eingetreten (100%)
Die Auswirkung wird klassifiziert als: Sehr gering, Gering, Mittel, Hoch, Sehr hoch oder exakter Wert in €.
4.5 Entwicklung von Lösungsmaßnahmen
- Identifizierung von Lösungsoptionen
- Festlegung von Maßnahmen zur Minderung der Folgen
- Sicherstellung der Durchführung der definierten Lösungsmaßnahmen
- Festlegung eines geplanten Abschlussdatums
- Falls die Maßnahmen eine potenzielle Budgetüberschreitung mit sich ziehen, muss die geplante Maßnahme erst vom Projektleiter genehmigt werden.
4.6 Fortschrittskontrolle
Wurde ein Risiko identifiziert, ist es wichtig, die Fortschritte bei der Risikominderung und Problemlösung auf allen Ebenen zu überwachen.
4.7 Erfassung zusätzlicher Risiken/Themen
Das Projektteam sollte bei Abschluss eines Risikos folgende Informationen festhalten:
- Projektübergreifende Auswirkungen von Risiken und Problemen
- Gewonnene Erkenntnisse in Form von Feedback und Empfehlungen
5. Links
Start your free trial and get up to
35% discount!
.svg)
