Kollaborative Projektplanung mit Smartsheet

Wir haben Smartsheet für eines unserer Projekte eingesetzt und in diesem Blogbeitrag alle Informationen für Sie zusammengefasst, die als Leitfaden für Ihr nächstes Projekt dienen können.

1. Einführung

Als technischer Programmmanager in einem internationalen Projekt für einen Mobilfunkbetreiber musste ich mehrere Abhängigkeiten zwischen 6 Lieferanten und mehreren internen IT-Abteilungen managen. Der Austausch von Offline-MS-Project-Dateien und die manuelle Synchronisation sind sehr zeitaufwändig und können schnell zu Fehlern führen. Ich habe mit dem Team eine schnelle Evaluation webbasierter Tools durchgeführt und wir haben uns für smartsheet.com entschieden.

Smartsheet ist ein cloudbasiertes Produkt (SAAS), das in den USA gehostet wird. Dies ist für einige Projekte ein No-Go-Kriterium (insbesondere bei NDA).

Siehe: https://www.smartsheet.com/privacy

2. Projektkontext

Smartsheet wurde zwischen 2014 und 2015 eingesetzt. Das Projekt hat folgende Hauptmerkmale:

• Das Projektteam ist über mehrere Länder verteilt (USA, Europa)
• Mehrere Teams müssen die Software analysieren, entwickeln und bereitstellen
• Es gibt mehr als 500 wichtige Meilensteine
• Die Meilensteine haben einen hohen Grad an Abhängigkeit
• V-Modell und agile Softwaremethoden werden kombiniert
• Die Verträge mit allen Lieferanten enthalten die relevanten Meilensteine mit entsprechenden Vertragsstrafen bei Verzögerung

3. Rollenkonzept

Smartsheet erlaubte uns, folgendes Zugriffsrechte-Konzept einzurichten:

• Die lizenzierten (zahlenden) Benutzer können neue Sheets erstellen
• Benutzer, die zusammenarbeiten, können bestehende Sheets bearbeiten oder ansehen
• Wir haben mehrere Gruppen gebildet, die die Projektorganisation widerspiegeln
• Jeder Gruppe wurde mindestens ein lizenzierter Benutzer zugewiesen
• Für jede Gruppe wurde ein eigener Workspace mit Lese-/Schreibrechten eingerichtet

Die Gruppen spiegeln folgende Projektteams wider:

• Externe Lieferanten (lizenzierter Benutzer ist auf Kundenseite)
• Interne Liefereinheiten auf der Kundenseite
• Projektmanagement-Team (PMO)

Governance-Regeln:

• Jeder Lieferant und jede interne Liefereinheit hat ihren eigenen Workspace
• Die Kaskadierung aller Artefakte unterliegt der Kontrolle durch das Programmmanagement

4. Der Smartsheet-Ansatz

Wir haben mehrere Seiten erstellt, die unabhängig und zwischen Gruppen/Workspaces geteilt wurden:

• Projektpläne, verbunden durch Abhängigkeiten, kaskadiert von Low-Level zu High-Level-Ansicht
• Low-Level-Pläne haben mehr als 500 Schlüsselmeilensteine
• Der übergeordnete Plan passt auf EINE A4-Seite
• Action-Points-Register
• Problem- und Risikoregister
• Testinventar
• Berichtsformular

5. Vorteile

Im Vergleich zu MS Project Server sehen wir folgende Vorteile von Smartsheet:

• Ab Tag 0 des Projekts einsatzbereit
• Keine zusätzliche Software oder Hardware erforderlich
• Keine Kosten für Mitarbeiter (50+ Benutzer) mit nur 3 zahlenden Benutzern
• Das Teilen von Sheets mit anderen Teilnehmern ist ohne Account möglich
• Die Abhängigkeit zwischen allen Teilprojektplänen ist einfach und bietet eine Echtzeit-Bewertung der Auswirkungen von Verzögerungen

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