Power BI Dashboards – Optimierte Aktualisierungen mit Power Automate

1. Einführung

Das cloudbasierte Tool Power BI bietet die Möglichkeit, Daten effizient zu visualisieren und zu analysieren. Um Power BI noch effizienter nutzen zu können, kann der zusätzliche Einsatz von Power Automate hilfreich sein. In diesem Blogbeitrag stellen wir zwei konkrete Anwendungsbeispiele für optimierte Aktualisierungen mit Power Automate vor.

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Die Power BI Plattform bietet eine hervorragende Möglichkeit, Dashboards zu teilen. Allerdings bietet diese Plattform nur eine begrenzte Anzahl an Aktualisierungen: 8 Mal mit dem Pro-Abonnement und 48 Mal mit dem Premium-Abonnement. Wie dies häufiger bzw. optimiert durchgeführt werden kann, erklären wir in diesem Beitrag.

2. Anwendungsbeispiel 1: Power BI Aktualisierung mit Power Automate

Im folgenden Anwendungsbeispiel soll das bereits eingerichtete Dataset für eine Aktualisierung von alle 30 Minuten auf 15 Minuten angepasst werden. Dies kann mithilfe von Power Automate durchgeführt werden. Hierfür sind einige Schritte notwendig, die wir in diesem Abschnitt erklären.

Die automatische Aktualisierung eines Datensatzes eines Dashboards soll alle 15 Minuten zwischen 8 und 17 Uhr erfolgen. Dabei müssen die 48 Slots berücksichtigt werden, die im Premium-Abonnement zur Verfügung stehen. Das Dashboard ist in Power BI so konfiguriert, dass eine Aktualisierung alle 30 Minuten erfolgt. Eine Konfiguration für alle 15 Minuten ist in Power BI ohne Power Automate nicht möglich. Um eine solche Anpassung mit Power Automate durchzuführen, müssen folgende Schritte vorgenommen werden:

Schritt 1: Das in Power BI eingerichtete Schedule muss in den Settings deaktiviert werden, damit ein neues Schedule über Power Automate konfiguriert werden kann.

Schritt 2: Prüfen Sie, ob eine Aktualisierung möglich ist. Ein Datagateway könnte hier erforderlich sein.

Schritt 3: Wechseln Sie zu Power BI Flows. Unter "My flows" kann ein Scheduled Cloud Flow erstellt werden. Vergeben Sie unter "Flow Name" einen Namen und definieren Sie, wann der Flow starten und wie häufig er durchgeführt werden soll. In unserem Beispiel wiederholen wir den Flow täglich.

Schritt 4: In den weiteren Optionen kann die Recurrence eingestellt werden. Hier wird wieder ein Intervall von einem Tag gewählt und definiert, wann genau eine Aktualisierung stattfinden soll. In der Vorschau werden Ihnen die genauen Zeiten für die Aktualisierung zur Überprüfung angezeigt.

Schritt 5: Gehen Sie zu Power BI und wählen Sie den Workspace sowie das entsprechende Dataset aus. Eine Aktualisierung ist sowohl für Datasets als auch für Dataflows möglich. Klicken Sie abschließend auf "Save". Die Aktualisierung wurde nun von Power BI erfolgreich durchgeführt.

3. Anwendungsbeispiel 2: Power BI On-Demand-Aktualisierungen mit Power Automate

Ein Dashboard soll on demand aktualisiert werden. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Projektleiter einen aktuellen Bericht zu einem bestimmten Zeitpunkt einsehen möchte. Hierfür kann eine Schaltfläche implementiert werden. Die Nutzung der Schaltfläche durch den Endbenutzer führt zu einer sofortigen Aktualisierung des Dashboards. Über den Power BI Desktop-Client kann ein Power Automate Visual eingefügt werden.

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Die Schaltfläche kann beliebig platziert und in ihrer Größe angepasst werden. Klicken Sie auf die drei Punkte und dann auf "Edit". Sie befinden sich nun im Bereich von Power Automate. Erstellen Sie unter "New" einen "Instant Cloud Flow".

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Suchen Sie nach Power BI und wählen Sie das Dataset des entsprechenden Dashboards aus. Warten Sie, bis der Flow erstellt wurde.

Sobald der Flow erstellt wurde, klicken Sie auf "Apply". Die Schaltfläche sollte nun auf dem Dashboard erscheinen.

Die Schaltfläche befindet sich nun auf dem Dashboard und kann nach Belieben angepasst werden – bezüglich Schriftart, Farbe, Größe usw. – und zur Aktualisierung von Berichten genutzt werden.

Links

• https://www.youtube.com/watch?v=veYoHGp2pDM&t=6s