So befüllen Sie Issue Pickers automatisch basierend auf bestehenden Verknüpfungen

1. Warum automatisches Befüllen?

Erforderliche Jira-Rolle: Jira Software Administrator

Das automatische Befüllen ist aus folgenden Gründen nützlich:

• Migration von VIP.LEAN Advanced Links zu VIP.LEAN Issue Pickers: Eine initiale Befüllung der neuen Issue Pickers ist notwendig, um den gleichen Zustand wie in der alten App wiederherzustellen.
• Migration von einer Wettbewerber-App zu VIP.LEAN Issue Pickers.
• Installation in einer bestehenden Instanz mit bereits verknüpften Vorgängen, die initial befüllt werden müssen.

2. Voraussetzungen

Erforderliche Jira-Rolle: Jira Software Administrator

Vor der Ausführung des automatischen Befüllens sollte der Jira-Administrator folgende Aufgaben abschließen:

• Erstellen Sie den neuen Issue Picker mit der VIP.LEAN App.
• Konfigurieren Sie den Issue Picker einschließlich aller erforderlichen Parameter. Ein Verknüpfungstyp muss konfiguriert sein, um die Auto-Fill-Funktion zu aktivieren.
• Konfigurieren Sie Kontexte, falls erforderlich, mit unterschiedlicher Auswahllogik (z.B. basierend auf aktuellem Projekt und/oder JQL).
• Weisen Sie den Issue Picker den korrekten Bearbeitungsbildschirmen der Vorgangstypen und Projekte zu, in denen Sie automatisch befüllen möchten.
• Stellen Sie sicher, dass die Zielvorgänge bereits bestehende Verknüpfungen zu Vorgängen haben, die der JQL- und Kontextkonfiguration des Issue Pickers entsprechen.

3. Vorbereitung des Auto-Fill-Massenprozesses

Erforderliche Jira-Rolle: Jira Software Administrator

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Klicken Sie auf das Auto-Fill-Symbol neben dem Issue Picker, den Sie automatisch befüllen möchten:
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Die App führt nun folgende Prüfungen durch:

• Identifizierung des benutzerdefinierten Feldes hinter dem ausgewählten Issue Picker.
• Prüfung, welchen Bearbeitungsbildschirmen das benutzerdefinierte Feld zugewiesen ist.
• Navigation durch die Bildschirmschemata und Vorgangstyp-Bildschirmschemata, um festzustellen, welche Projekte und Vorgangstypen der App die Bearbeitung des Issue Pickers erlauben.
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Die Ergebnisse werden zur Überprüfung angezeigt:

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Der Jira-Administrator kann die Auswahl anpassen:

• Wählen Sie eine Teilmenge der Projekte für den Auto-Fill-Prozess aus.
• Fügen Sie Ihren eigenen JQL-Filter hinzu, der mit der Suchlogik über eine „UND“-Bedingung kombiniert wird.

Klicken Sie dann auf „Vorgangskandidaten laden“. Die App sucht nach:

• Vorgängen, die den ausgewählten Projekt- und Vorgangstypbedingungen entsprechen.
• Vorgängen, die dem JQL-Filter entsprechen (falls eingegeben).
• Vorgängen, bei denen das Issue-Picker-Feld leer ist (Auto-Fill gilt nur für leere Felder).
• Vorgängen, die über den korrekten Verknüpfungstyp mit anderen Vorgängen verknüpft sind, die vollständig der JQL- und Kontextkonfiguration des Issue Pickers entsprechen.
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4. Vorgänge für den Auto-Fill-Prozess auswählen

Erforderliche Jira-Rolle: Jira Software Administrator

Die App scannt bis zu 3.000 Vorgänge, um diejenigen zu identifizieren, die für das automatische Befüllen geeignet sind. Werden mehr als 1.000 geeignete Vorgänge gefunden, kann der Administrator maximal 1.000 pro Stapel verarbeiten.

Der Administrator erhält eine Liste der Kandidaten, einschließlich:

• Der Quellvorgänge
• Des Zielfeldwerts, der befüllt werden würde

Der Administrator kann entweder:

• Alle Kandidaten auswählen
• Bestimmte Vorgänge manuell auswählen, die automatisch befüllt werden sollen

Wenn die Ergebnisse verfeinert werden müssen:

• Kehren Sie zu Schritt 3 zurück
• Passen Sie die JQL oder Projektauswahl an
• Klicken Sie erneut auf „Vorgangskandidaten laden“
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5. Auto-Fill-Prozess ausführen

Erforderliche Jira-Rolle: Jira Software Administrator

Der Administrator kann nun die Start-Schaltfläche drücken und der Prozess beginnt. Er kann jederzeit abgebrochen werden.
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Nach Abschluss wird eine Abschlussmeldung angezeigt:

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Das Prozessfenster kann nun geschlossen werden (klicken Sie auf „Abbrechen“). Der Jira-Administrator kann die Änderungen in den Vorgängen überprüfen.
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6. Handhabung einer großen Anzahl von Vorgängen

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Nach einem vollständigen Durchlauf einer Auto-Fill-Massenaktion muss das Popup-Fenster durch Klicken auf „Abbrechen“ geschlossen werden.

Um die verbleibenden Vorgänge zu verarbeiten, starten Sie erneut ab Schritt 3. Die nächste Kandidatenliste kann sein:

• Leer, wenn alle geeigneten Vorgänge bereits verarbeitet wurden, oder
• Ein neuer Stapel geeigneter Vorgänge, die zur Verarbeitung bereitstehen.

Hinweis: Zuvor verarbeitete Vorgänge haben ihre Issue-Picker-Felder bereits befüllt und werden daher nicht mehr als Kandidaten berücksichtigt.

Ähnlich wie Atlassians eigene Massenverarbeitungsbeschränkungen ist das Limit von 1.000 Vorgängen entscheidend für den Schutz der Leistung und Stabilität Ihrer Jira-Instanz.

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